Как выбрать грамотного аутсорсера для восстановления бухгалтерского учета
Каждая компания, предприятие, вне зависимости от организационно-правовой формы собственности и этапов развития, обязана сдавать отчетность в налоговые органы. Практика показывает, что современный бухгалтер должен быть не просто расчетчиком, как раньше
Каждая компания, предприятие, вне зависимости от организационно-правовой формы собственности и этапов развития, обязана сдавать отчетность в налоговые органы. Практика показывает, что современный бухгалтер должен быть не просто расчетчиком, как раньше.
Сейчас бухгалтер любого участка должен знать особенности налогообложения, быть в курсе изменений законодательства, следовать требованиям по заполнению и обработки документации. Ведь практически все хозяйственные операции влияют на налогообложение.
Обязательным условием работы в бухгалтерии является умение работать в компьютере. Бухгалтерский и налоговый учет надо будет вести в специальных бухгалтерских программах. А в отчетный период ещё и оформлять декларации в программах, полученных в контролирующих органах.
Я работала главным бухгалтером, в компании, которая владела сетью супермаркетов. Долгое время собственники бизнеса, несмотря на мои протесты, нанимали неопытных, и как следствие, более дешевых «специалистов» (бухгалтеров). Что, конечно же, в итоге, не могло не отразиться на деятельности компании.
После нескольких неудачных попыток повышения квалификации сотрудников бухгалтерии и отдела кадров, было принято решение обратиться в компанию, которая предоставляет услуги аутсорсинга. В августе 2009 года мы перешли на частичный аутсорсинг. Вначале мы заказали услугу «восстановление бухгалтерского учета». Это понадобилось потому, что бухгалтера постоянно менялись и большинство информации либо отсутствовало, или она была неверно отражена в учете. В данном случае было проще, да и эффективнее, сделать восстановление, нежели все исправлять по результатам аудита.
Далее мы заключили договор на составление налоговой отчетности и оформление бухгалтерской документации. Сотрудники аутсорсинговой компании заполняли и сдавали в срок налоговую отчетность, а мы больше не тратили свое время на выполнение этих обязанностей и занимались исключительно развитием бизнеса. Но и самое главное – мне больше не пришлось решать проблемы связанные с текучестью кадров. Я больше не искала высококвалифицированных бухгалтеров, начальство больше не платило кадровому агентству. Мы больше не сталкивались с проблемами преемственности при передаче дел увольняющимся бухгалтером, новому. Да и еще не менее важный аспект – мы больше не платили налоговых штрафов, по причине того, что очередной взятый бухгалтер, оказался недостаточно квалифицированным.
Спустя несколько месяцев успешного сотрудничества, со стороны аутсорсинговой компании было предложено перевести нашу сеть супермаркетов на полный аутсорсинг. Если до этого у нас в штате была я, плюс три бухгалтера, каждый из которых должен был заниматься закрепленным за ним супермаркетом. То в настоящее время всю сеть обслуживает одна компания, а мне предложили занять кресло финансового директора.
Аутсорсинг оказался нужной услугой. С нами постоянно работают одни и те же специалисты. Они хорошо знают нашу специфику.
Это выгодно, ведь не нужно содержать полный штат бухгалтеров, что даже для больших компаний, является затратным. Если при заключении контракта на обслуживание, в нем прописать все ожидания и требования – то данная услуга будет очень эффективной. Помимо реализации, производства продукции, аутсорсинг будет выгоден:
в оптовой торговле;
в сельском хозяйстве;
в строительных организациях;
в банках;
в туризме;
в сфере недвижимости;
в бизнесе, как в малом, так и в среднем;
в страховании (страховая отрасль).
Преимущества для любой отрасли очевидны. Но не многие владельцы бизнеса, и даже главные бухгалтера сразу видят эти преимущества. Мешает это сделать: страх доверить посторонним людям коммерческую тайну, страх утратить контроль над ситуацией и бизнесом, да и страх перемен, тоже делает свое дело.
Как следствие может возникнуть противоречие – с одной стороны боязнь осечек в ведении бухгалтерии, поэтому страх утратить контроль над ситуацией и бизнесом, с другой стороны – невозможность по многим причинам контролировать это(кадры, финансы, отсутствие опыта т.п.) самостоятельно. Но есть еще и третья сторона медали – каждому собственнику бизнеса хочется, чтобы бухгалтер работал не просто правильно, а эффективно – оптимизировал налоги, обеспечивая, таким образом, максимальную прибыль. А это под силу только команде высококлассных специалистов, которые не просто знают законы, но и заставляют эти законы работать на компанию.
Чтобы преодолеть все эти страхи, необходимо взвешенно подойти к решению проблемы и перевести компанию на бухгалтерский аутсорсинг. Надо понимать что совершенствование организации не произойдет за один день.
Выбирая компанию аутсорсера, обратите внимание на ее репутацию на рынке, изучите спектр оказываемых услуг, максимально соберите доступную информацию, отзывы. Для того чтобы вас не постигло разочарование в новых партнёрах, досконально (перед подписанием) изучите договор, в частности раздел «конфиденциальность». Если этот пункт освещен лишь парой шаблонных предложений – то, как показывает практика, от партнёрства с такой компанией лучше отказаться. Я думаю, у вас нет желания выносить на все общее обозрение всю вашу «кухню». Наши юристы прописывали в договоре зоны ответственности для каждой из сторон штрафные санкции, применимые к аутсорсинговой компании в случае неквалифицированных действий их сотрудников. Наши партнёры оказались солидной компаний и взяли на себя обязательства полного покрытия ущерба, понесенного нашей сети супермаркетов.
Мы переложили на чужие плечи более 50% бизнес процессов, при этом наша экономия составила 20-30%.
Аутсорсинг – то, что помогает нам экономить!
Автор: Мария Дорошенко - финансовый директор сети супермаркетов
