Как правильно писать деловые письма?

Основные признаки хорошего делового письма – информативность, формальность и лаконичность. Ваш адресат, вероятно, не менее занятой человек, чем вы. Зачем он будет тратить лишнее время на чтение общих мест? Ему нужно уловить суть письма, принять решение, возможно, посоветоваться с руководством или связаться с контрагентами.

«Лицо» делового письма – его заголовок. Письма от неизвестного адресата с невнятным, неконкретным заголовком имеют все шансы сразу отправиться в корзину. Заголовки вроде «Сотрудничество», особенно если они сопровождаются восклицательными знаками, пометками «прочтите обязательно», наводят на мысли о спаме. Соответственно такие письма тем более не читают.

Обращение к адресату не должно быть безличным. Если вы отправляете письмо в компанию, где никого не знаете, зайдите на ее сайт: скорее всего, там можно будет найти имена и контактные данные сотрудников, по крайней мере, руководства. Можно начать письмо с обращения «Уважаемые сотрудники компании XXX», это будет в любом случае лучше, чем просто «Уважаемая Компания» или «Здравствуйте».

После обращения сразу переходите к сути. Не надо красивых вступлений вроде «Мы, динамично развивающаяся компания, имеем честь предложить вам новый, набирающий популярность продукт...» Что может вынести адресат из этой вычурной фразы? Ничего конкретного.

Допустим, адресат – это ваш контрагент, и вы обращаетесь в нему с некой просьбой (прислать документы, организовать выполнение заказа и т.д.). После сути просьбы, с четким и простым для понимания определением того, что именно необходимо сделать и в какой срок, можно закончить письмо. Заранее поблагодарите адресата и подпишитесь.

Подпись должна содержать ваши имя и фамилию, должность, название компании, если вы пишете от имени компании, ее телефон, электронный и физический адрес.

Важно

1. В переписке очень важна грамотность. Неграмотные письма портят впечатление о компании. Если вы не знаете точно, как пишется то или иное слово, загляните в словарь.

2. Если к письму нужно приложить файлы, перепроверьте, что вы вложили именно необходимые файлы перед отправкой. Крайне негативное впечатление производят последующие письма вроде «извините, вместо файла №2 смотрите файл №4 в этом письме!»